作為公司老板，只有這20%工作是你需要親自做的

作為公司老板，你只需專注那些能為公司帶來最大利益的事情。通常說來，這些事情也只有你能夠勝任。你需要做的是將其他事情委派給員工去做。

當然，你需要判斷哪些事情比較重要，需要你親自花時間去做。帕累托法則（又名二八定律）表明，20%的事情（例如你的客戶）產(chǎn)出了80%的結果（例如公司總銷售額）。這個定律應用到本篇文章就是說，最后結果的80%，其實只是由你工作的20%完成的。因此，關鍵就是如何確定這20%的工作是什么，如何去做更多有效的工作，以及把其他80%的工作委派出去。

確定工作中最重要的20%

確定工作中最重要的20%，第一個方法是“回顧”。回顧一下，去年推動你公司發(fā)展的最重要的項目是什么？這個問題的答案會告訴你最重要的那20%工作，以及你需要繼續(xù)去做哪些工作。

第二個確定優(yōu)先工作的方法是列出你接下來要做的工作，并且思考下面幾個問題：

• 這些工作真的會給你的公司帶來利益嗎？

• 你擅長做這項工作嗎？

• 公司里有其他人比你更加勝任這項工作嗎，或者說能夠把這項工作做得和你一樣好。

最后，還有一個好方法能夠幫你確定那些不屬于這20%的工作：把低價值的工作記錄下來。要做到這一點，你首先需要停止做那些低價值的工作。例如，如果你能以1小時10美元的價格雇傭一個人來做某項工作，你就不必自己去做。當你回顧自己過去的工作時間時，把屬于這類的工作都記錄下來。

接下來你需要做的是：把那些低價值的工作委派給其他人。

有效委派任務的六個步驟

對于一些企業(yè)家和公司老板來說，委派任務在一開始常常很困難，因為他們總是希望自己能夠掌控一切事情。然而，為了達到最佳狀態(tài)，你必須學會委派任務。喬布斯就是這樣做的，他沒有自己制作出iPod的樣機，也沒有親自參與制造、市場和售后服務的管理。比爾蓋茨也沒有編寫所有微軟產(chǎn)品的代碼。再想一下，如果理查德·布蘭森沒有將工作委派出去，他還能夠管理將近50家公司嗎？

事實就是這樣，只有將任務委派給其他人，你才能將時間節(jié)省下來，專注于那些能帶來最高效益的工作。然而，如果委派不當，結果將會是工作沒有完成或做得很差，那你可能需要花費更多時間和精力去處理這個后果。因此合理委派工作是至關重要的。

以下幾個步驟能夠幫助你有效委派任務：

1、確認能夠委派任務的那個人

這個人可能是你公司的員工，也可能是外包人員或外包公司。這個人必須具備完成這項任務的相應技能，而且能夠在規(guī)定時間內完成任務。

你的員工需要列出每周或每日要做的工作，以便你能夠查看這些表單，來確定適合這項任務的人選。

2、將工作交代清楚

下一步是將工作交代清楚，包括工作是什么，需要交付的東西，完成日期，以及為什么需要做這項工作。如果你草率處理這個步驟，只簡單交代“在這個日期前把這件事完成”，那你可能得到不滿意的結果。

3、考慮工作計劃以及如何完成這項工作

接下來，你需要考慮工作計劃，尤其是接受委派的這個人如何去完成這項工作。

需要注意的是，你要委派的不是某一項任務（比如今天將這份報告發(fā)一份傳真）而是一個過程（比如從現(xiàn)在開始將我所有的報告都傳真過去）。因此，當你委派一項像發(fā)傳真這么簡單的任務時，你需要考慮工作計劃。例如，你多久需要發(fā)一次傳真？當你完成報告后，需要在什么時間內將其傳真出去？發(fā)送傳真后必須要做什么？（確認收到？粉碎文件？）

你需要花時間去詳細考慮并記錄下這個任務需要如何被完成。

4、讓被委派人復述工作計劃

加下來，你要讓被委派任務的那個人向你復述任務，以確認他們完全理解了你的要求。很多人在聽完后都會點頭說“是的，我明白了”，但如果你讓他們復述要求，就會發(fā)現(xiàn)他們的理解是錯誤的。你需要讓他們把你的工作要求復述清楚。

5、跟蹤任務進展并提供反饋（長期任務）

當你委派的任務需要超過一到兩天完成，你必須跟蹤任務進程并提供反饋。理想狀態(tài)下，你應該在每個任務節(jié)點進行檢查，確保工作正確進展。

為了確保任務能正確完成，你需要在日歷上標出檢查節(jié)點，并及時監(jiān)控上報結果。如果員工沒有上報，必須及時提醒他們進度已經(jīng)落后。你要定期同他們見面并給他們反饋和指導。

6、評價員工表現(xiàn)

有效委派任務的最后一步是評價員工表現(xiàn)。很多企業(yè)家和公司老板都忽略了這一步，并因此深受其害。原因是，如果某人第一次完成你委派的任務時得到了B1評價，你認為他下次會做得怎么樣呢？

下次他會神奇地做到A1的程度嗎？不會。事實上，如果他們認為B1已經(jīng)很好了，那下次他只會做到B1或更差的程度。這就是為什么給出反饋或評價表現(xiàn)能夠使你下次得到更好的員工表現(xiàn)。

即使員工做得不錯，你也要向他們解釋為什么這次的工作做得很好，這樣他們才會在下次工作中表現(xiàn)得同樣出色。你需要告訴他們是否還有完善的空間。比起毫無反饋，人們更喜歡收到少許負面反饋。因此，講清楚哪里很好哪里尚且欠缺，你會在員工身上不斷得到更好的結果。

最后，你需要明白，在第一次委派任務時，你可能需要比你親自去做這份工作花費的時間更長。然而，一旦你成功把這些工作委派出去，你就可以永遠擺脫這些瑣碎的事情。

你也必須接受這個事實：很多你委派出去的工作，可能不如你自己親自去做的效果更好。盡管對于公司的一些方面（例如為客戶提供服務）是不可接受的，但對于其他方面（例如采購、文書工作），能做到足夠好就夠了。

有效的委派工作使你能夠被取代，盡管這似乎聽起來有點奇怪，但這就是你想要的結果。這樣你就能有更多時間來發(fā)展公司，而不是簡單地維持其運轉。你能夠花更少的時間工作，享受一次真正的假期。你的公司對于買方也會更有吸引力，如果你的終極目標是將公司賣掉的話。

原文標題為《花更少的時間做更多的事：如何有效地委派工作？》